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Dokumentenmanagement für Profis – So realisieren sie das Papier-freie Büro

Dokumentenmanagement Foto: Pixabay Dokumentenmanagement und effiziente Büroarbeit von Heute sieht ganz anders aus!
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Das Papier-freie Büro gab es nicht schon immer und sogar der Einzug der digitalen Ära konnte die Papierflut in Unternehmen nicht gleich eindämmen. Wenn man zurückdenkt, etwa an frühere Amtsstuben, wo sich massive Aktenschränke von Wand zu Wand bis zur Decke zogen, alles voller Ordner und endlose Tische mit Hängeregistern, dann fragt man sich wo ist das heute alles hin gekommen?

Die Antwort: Eine professionelle Enterprise-Content-Management Software (ECM), wie zB. von http://www.ser.de/ managt den Dokumentenfluss im modernen Büro so, dass sich die Informationen innerhalb der EDV befinden, anstatt als Papierberge wertvollen Platz verschwenden.

Natürlich sind noch nicht alle Betriebe, Institutionen und Ämter vollständig digital unterwegs, manche Schreiben bedürfen weiterhin des Papiers. Dazu kommen immense Altlasten, welche die Regalbretter der Archive durch biegen, Daten, welche erst in eine modernes Dokumentenmanagement übernommen werden müssten.
Und ab hier beginnt schon ein erster Ansatz für das Enterprise-Content-Management (ECM) welches die moderne Büroarbeit in allen Stufen der Dokumentenverarbeitung unterstützt, nämlich die Eingangsverarbeitung.

Von A wie Archivierung bis Z wie Zertifizierung

Heute hat die Zukunft längst begonnen und fast alles kommt nun in digitaler Form, sei es ein Angebot, eine Rechnung, Diagramme, Artikeldaten, Kundendaten, Verträge, Entwürfe, Reinzeichnungen, aber auch Mails, Bilder, Präsentationen uvam. auf den unterschiedlichsten Medien sind als Datei unterwegs. Und nun kann endlich ein durchgängig digitaler Workflow realisiert werden.

Die Archivierung von Dokumenten ist oft an gewisse Fristen und Vorschriften gebunden, man denke nur an Belege für das Finanzamt. In größeren Unternehmen kann alleine dieser Papierberg wertvolle Lagerräume verstopfen und sollte die Steuerprüfung im Haus sein, so darf man diese Haufen durchwühlen, etwa um die Rechnung der 7 Jahre alten Werkzeugmaschine zu finden. Doch die lag in einer feuchten Ecke, ist unleserlich und schon ist der Absetzbetrag futsch.

Während die Archivierung als zentrale Funktion solcher ECM-Systeme für die nachhaltige Lagerung sorgt, sind die vor- und nachgeschalteten Module ebenso wichtig:

  • Die automatisierte Eingangsverarbeitung, welche die unterschiedlichsten Dokumente in einen Prozess bündelt und an die richtigen Entscheidungsträger leitet.
  • Elektronische Akten gestatten eine umfassende, aktuelle und zentrale Sicht auf alle Informationen und lösen die Aktenschränke, Hängeregister ab.
  • Die nahtlose Integration in bestehende Systeme im Unternehmen weist Schnittstellen zu allen gängigen Business-Applikationen (ERP, CRM, HR etc.) auf um etwa Daten des Warenwirtschaftssystems mit verwalten zu können.
  • Automatische Geschäftsprozesse sind meist nur für Routinearbeiten effizient, in anderen Fällen muss der Mensch als oberste Instanz über den Vorgang entscheiden können. Zu viele Dinge sind nur mit menschlicher Intuition richtig zu bearbeiten. Professionelle ECM System müssen sich trotz oder wegen ihrer hohen maschinellen Intelligenz im richtigen Moment aus der Routine holen lassen. Dies ermöglicht eine realitätsnahe Abbildung tatsächlicher Business Prozesse.
  • Dokumentenmanagement ist erst komplett wenn das DMS Modul einer ECM Software Funktionen für alle sach- und vorgangsbezogenen Geschäftsprozesse bereitstellt. Zahlreiche Bearbeitungsschritte sollen auch von den unterschiedlichsten Abteilungen erledigt werden können und das Finale Dokument wird dennoch perfekt.

Bei wirklich professionellen ECM Systemen, wie zB. bei http://www.ser.de/ können alle Arbeitsschritte unter einer vertraut wirkenden Oberfläche bearbeitet werden. Und da trotz der Fülle an Funktionen die Einarbeitung verhältnismäßig einfach ist, kann es auch in ihrem Unternehmen schon bald mit Enterprise-Content-Management losgehen!

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